CommandeIQ

L'application utilise cinq rôles. Chaque rôle détermine les écrans visibles et les actions permises. Un administrateur doit créer votre compte (email + rôle) avant votre première connexion.

Écran d'accueil par rôle

• Admin / Gérant — Tableau de bord
• Comptabilité — Catalogue
• Commis — Réception
• Membre — Fournisseurs (lecture seule)

Création de compte

La connexion se fait via Google. Cependant, les nouveaux utilisateurs doivent être ajoutés au préalable par un administrateur (via le panneau Utilisateurs ⚙️) avec leur adresse courriel et leur rôle. Une tentative de connexion avec un courriel inconnu sera rejetée.

Les données Square ne sont pas chargées automatiquement au démarrage du serveur. Pour utiliser l'application, cliquez d'abord sur le bouton Sync dans l'en-tête. Relancez la synchronisation après chaque redémarrage du serveur ou pour récupérer les dernières modifications du catalogue Square.

Après un redémarrage du serveur, les données Square disparaissent de la mémoire. Les prévisions et le tableau de bord afficheront des données vides jusqu'à la prochaine synchronisation. Cliquez sur Sync dès que vous accédez à l'application après un redémarrage.

Étapes de synchronisation

1. 1
   Fournisseurs — charge tous les fournisseurs actifs/inactifs (~2 s)
2. 2
   Catalogue — charge tous les articles, variations, coûts et prix (~10 s)
3. 3
   Stock — charge les niveaux de stock actuels (~5 s)
4. 4
   Historique des ventes — ~85 jours de données de ventes (fenêtres A1 + A2 pour le calcul de vélocité) (~30 s)
5. 5
   Mouvements de stock — 90 jours de mouvements pour la correction de rupture de stock (~30 s)

Une barre de progression apparaît pendant la synchronisation. L'étape 4 est généralement rapide (~30 s) car seules les fenêtres de calcul de vélocité sont téléchargées, pas l'historique complet.

Vue d'ensemble de l'état des achats. Se charge automatiquement après la connexion.

Tuiles de statistiques

• Articles à commander — nombre d'articles dont le stock est en dessous du seuil de réapprovisionnement. Cliquez pour aller aux Prévisions filtrées sur « À commander ».
• BC ouverts — nombre de bons de commande avec le statut « Envoyé », avec le montant total. Cliquez pour aller à la liste des BC.
• Révisions de prix — nombre de changements de coût détectés lors de réceptions en attente de validation. Cliquez pour aller à la Gestion des prix.

Réapprovisionnements urgents

Les 8 articles les plus urgents à commander, triés par jours restants (stock ÷ vélocité). Chaque ligne affiche la vélocité quotidienne, le nom du fournisseur, et le SKU comme lien direct vers la fiche Square.

Journal d'activité

Les 20 derniers événements : syncs Square, création/envoi/clôture de BC, réceptions confirmées, prix poussés vers Square.

Affiche tous les articles du catalogue, groupés par fournisseur, avec la vélocité calculée, le stock actuel, les jours restants et la quantité suggérée à commander.

Filtres

• Fenêtre de calcul — période utilisée pour A2 (tendance récente) : 14, 28 ou 56 jours.
• Afficher — Tous les articles / À commander uniquement / Articles avec alertes.
• Fournisseur — filtrer par fournisseur spécifique.

Groupes par fournisseur

Chaque fournisseur forme un groupe dépliable. L'en-tête affiche :

• Nom du fournisseur
• Nombre d'articles dans le groupe
• Nombre d'articles à commander (badge orange)
• Valeur totale estimée de la commande suggérée (coût × format × caisses suggérées)
• Délai de livraison et marge de sécurité configurés pour ce fournisseur

Colonnes du tableau

• Article — nom, variation, SKU (lien Square), code fournisseur
• Format — unités par caisse (ex. ×12)
• Vélocité — unités/jour. Si corrigée pour rupture : affiché comme brut → corrigé avec icône de fiabilité
• Stock — quantité actuelle en stock
• Jours — jours avant rupture estimée (stock ÷ vélocité)
• Suggéré — quantité suggérée en unités et en caisses
• À commander — champ modifiable pour ajuster la quantité avant création du BC
• Alertes — flags de données manquantes, article archivé

Flux : Créer un bon de commande

1. 1
   Dans un groupe fournisseur, ajustez les quantités (colonnes « À commander »)
2. 2
   Cliquez Créer BC dans l'en-tête du groupe
3. 3
   Un brouillon est créé avec uniquement les articles dont la quantité est > 0
4. 4
   L'application redirige vers le détail du bon de commande pour révision

Vélocité manuelle

Pour chaque article, vous pouvez définir une vélocité manuelle (override) qui remplace le calcul automatique. Utile pour les nouveaux articles ou les articles saisonniers avec un historique insuffisant. La vélocité manuelle est affichée avec un crayon (✏️).

Statuts

• Brouillon — modifiable, pas encore envoyé au fournisseur
• Envoyé — transmis au fournisseur (par email, PDF, CSV ou portail). Disponible pour la réception.
• Partiel — réception partielle enregistrée, livraison incomplète
• Clôturé — réception complète confirmée

Flux typique

1. 1
   Créer depuis Prévisions (ou depuis la liste des BC avec « Nouveau BC »)
2. 2
   Réviser le brouillon — ajuster les quantités, la date de livraison prévue
3. 3
   Exporter vers le fournisseur — PDF, email texte (à copier), ou CSV
4. 4
   Marquer comme Envoyé — le BC devient disponible pour la réception
5. 5
   Recevoir la marchandise (voir section Réception)
6. 6
   Clôturer le BC une fois la réception complète

Numérotation

Les BC sont numérotés automatiquement : PO-AAAA-NNNN (ex. PO-2026-0012). Le numéro est séquentiel par année civile.

Formats d'export

• PDF — bon de commande formel avec logo, coordonnées fournisseur, tableau des lignes et total
• Email — texte structuré à copier/coller dans votre client mail
• CSV — tableur pour import dans un portail fournisseur

Permet d'enregistrer les quantités réellement reçues pour chaque ligne d'un BC envoyé, de mettre à jour le stock dans Square et de détecter les changements de coût fournisseur.

Flux de réception

1. 1
   Sélectionnez le BC dans le menu déroulant (seuls les BC « Envoyé » ou « Partiel » apparaissent)
2. 2
   Pour chaque ligne, entrez la quantité de caisses reçues (ou utilisez le scanner de codes-barres sur mobile)
3. 3
   Si le coût a changé, modifiez le champ « Coût unitaire » — cela créera une entrée dans la file de révision des prix
4. 4
   Cliquez Enregistrer pour sauvegarder sans confirmer dans Square (utile pour les réceptions partielles)
5. 5
   Cliquez Confirmer et mettre à jour le stock pour envoyer les ajustements d'inventaire vers Square

Scanner de codes-barres

Sur mobile (Android Chrome ou iOS Safari 17+), le bouton ouvre la caméra. Scannez le code-barres d'un article pour le retrouver automatiquement dans la liste et positionner le curseur sur le champ de quantité. Fonctionne avec EAN-13, EAN-8, UPC-A, Code 128 et QR Code.

Sur les navigateurs sans support natif de BarcodeDetector, une bibliothèque de secours (zbar-wasm) est chargée automatiquement.

Statuts des lignes

• En attente — non encore reçu
• Complet — quantité reçue = quantité commandée
• Partiel — quantité reçue < quantité commandée
• Manquant — article non livré
• Absent — article supprimé du BC

Lorsqu'un changement de coût est détecté lors d'une réception (coût réel ≠ coût du catalogue Square), une entrée est créée dans la file de révision. Cette section permet de valider ou rejeter ces changements avant de les envoyer vers Square.

Flux de validation

1. 1
   Consultez la liste des changements détectés — ancien coût, nouveau coût, prix de vente actuel et prix suggéré
2. 2
   Ajustez le prix de vente suggéré si nécessaire (calculé selon la marge cible de la config)
3. 3
   Cochez « Approuver » pour chaque ligne à confirmer, ou utilisez « Tout approuver »
4. 4
   Cliquez Pousser vers Square — met à jour le coût et le prix de toutes les lignes approuvées dans le catalogue Square

Les entrées rejetées restent dans la liste avec le statut « Rejeté » pour consultation. Les entrées poussées disparaissent de la file active.

Liste tous les fournisseurs synchronisés depuis Square. Cliquez sur un fournisseur pour voir et modifier ses paramètres de commande.

Paramètres par fournisseur

• Personne contact / Email / Téléphone — coordonnées pour les commandes
• Délai de livraison — deux modes disponibles (voir ci-dessous)
• Commande minimale ($) — seuil minimum de valeur de commande
• Marge de sécurité (%) — pourcentage de tampon ajouté au seuil (ex. 20% = commander 20% plus tôt)
• Fréquence de commande — hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle (indicatif)
• Format de commande préféré — email, PDF, CSV ou portail
• Notes — instructions spéciales, conditions particulières

Délai de livraison — deux modes

Chaque fournisseur peut utiliser l'un ou l'autre mode pour définir son délai :

• Jour de livraison (mode par défaut) — choisissez le jour de semaine habituel de livraison (lun.–dim.). L'application calcule automatiquement le nombre de jours jusqu'au prochain passage.
• Délai fixe (jours) — entrez un nombre de jours fixe (ex. 3 jours).

Le mode actif est sélectionné via les onglets dans le formulaire du fournisseur.

Catalogue associé

Le panneau de droite affiche tous les articles du catalogue Square associés à ce fournisseur, avec SKU, code fournisseur, coût, prix de vente, format et stock actuel. Ces données sont en lecture seule — modifiez-les dans Square.

Un article apparaît dans la liste d'un fournisseur seulement si sa variation Square a un Item Vendor Info configuré dans le catalogue Square (via l'onglet « Fournisseurs » du catalogue Square).

Actions spéciales — Alimentation Beaudry

Pour le fournisseur Alimentation Beaudry, deux actions supplémentaires sont disponibles dans le panneau fournisseur :

• Numériser facture (PDF) — importez un PDF de facture Beaudry. L'application en extrait les coûts et formats et les injecte dans les champs du tableau produits. Vous devez ensuite cliquer « Mettre à jour dans Square » pour confirmer.
• Importer portail HTML — collez le HTML exporté depuis le portail web Beaudry. Une prévisualisation modifiable apparaît (format, coût, prix), puis « Enregistrer dans Square » pousse les changements directement.

Vue en lecture seule de tous les articles synchronisés depuis Square : coûts, prix de vente, marges et niveaux de stock. Accessible aux administrateurs, gérants et comptabilité (non visible pour les membres).

Colonnes

• Article / Variation — nom et variation Square
• SKU — code de l'unité de stockage
• Fournisseur — fournisseur associé dans Square
• Coût — coût d'achat configuré dans Square
• Prix — prix de vente actuel
• Marge — marge brute calculée ((prix − coût) ÷ prix)
• Stock — quantité en stock (IN_STOCK)

Recherche et tri

Utilisez le champ de recherche pour filtrer par nom ou SKU. Cliquez sur les en-têtes de colonnes pour trier. La recherche et le tri sont effectués côté client — pas besoin de resynchroniser.

Génération d'étiquettes

Cochez les articles souhaités, puis cliquez Créer étiquettes… dans la barre de sélection qui apparaît. Le gestionnaire d'étiquettes s'ouvre avec les articles présélectionnés.

Le bouton Créer étiquettes n'est pas disponible pour le rôle Comptabilité.

Gestionnaire d'étiquettes

Génère un PDF d'étiquettes de prix au format Lettre (compatible feuilles Avery). Vous pouvez ajuster la sélection d'articles directement dans le modal via la recherche par nom ou SKU.

• Largeur / Hauteur (pouces) — dimensions d'une étiquette
• Espacement H / V (pouces) — espace entre les étiquettes
• Marges (pouces) — marges de la page
• Traits de coupe — petits repères aux coins de chaque étiquette
• Quantité — nombre d'exemplaires par article

Chaque étiquette imprime le nom de l'article, l'unité (ex. 500 gr), le format de vente au détail (ex. 6x100 ml), le prix de vente et un code-barres Code128 (SKU).

Historique complet des événements importants de l'application. Accessible aux administrateurs et à la comptabilité.

Événements enregistrés

• Synchronisations Square (déclenchées manuellement)
• Création, envoi et clôture de bons de commande
• Réceptions de marchandises confirmées
• Prix poussés vers le catalogue Square

Le tableau de bord affiche les 20 derniers événements. Le journal complet est accessible via l'écran Journal d'activité dans la navigation.

Génère un rapport d'achats pour un membre ou producteur sur un mois donné, en appliquant un rabais coopératif basé sur le coût d'achat. Accessible aux administrateurs et à la comptabilité.

Paramètres

• Mois — mois et année du rapport (ex. Mars 2026)
• Membre Square — client Square à rechercher par nom
• Frais admin (%) — pourcentage ajouté au coût d'achat pour calculer le prix membre (ex. 3%)

Calcul du prix membre

• Articles avec coût configuré dans Square : prix membre = coût × (1 + frais admin %)
• Articles sans coût configuré : facturés au prix de détail sans rabais (badge ambré retail dans le rapport)

Le rabais membre (économies) correspond à la différence entre le total au détail et le montant dû — les articles sans coût ne génèrent pas de rabais.

Lecture du rapport

Le rapport liste chaque article acheté avec la quantité, le coût unitaire, le prix de vente, le sous-total membre et le sous-total au détail. Les colonnes Montant dû et Rabais total en bas de page résument l'opération.

La vélocité est le taux de vente quotidien estimé d'un article (unités/jour). Elle combine deux signaux : la tendance récente et la saisonnalité de l'an passé.

Calcul des signaux

A1 (saisonnalité)  = ventes [aujourd'hui − 1 an − 14j … aujourd'hui − 1 an + 14j] ÷ 29 × 7
                     (fenêtre de 29 jours à la même période l'an passé → unités/semaine)

A2 (tendance)      = ventes des N derniers jours ÷ N × 7
                     (N = 14, 28 ou 56 selon le filtre choisi — défaut 28 → unités/semaine)

vélocité           = max(A1, A2)   [unités / semaine]

En prenant le maximum, on choisit le signal le plus conservateur : si les ventes récentes sont plus élevées que la même période l'an passé (ex. croissance), A2 domine. Si la saisonnalité de l'an passé était plus forte (ex. periode des fêtes approche), A1 domine.

Seuil et quantité suggérée

vélocité_par_jour = vélocité_par_semaine ÷ 7

seuil = vélocité_par_jour × (délai_livraison + jours_tampon) × (1 + sécurité_fournisseur / 100)

qté_suggérée = max(0, seuil − stock_actuel)
               arrondie AU SUPÉRIEUR au prochain multiple du format d'achat

Délai de livraison — configuré dans les paramètres du fournisseur.
Jours tampon — valeur globale dans config.json (délai de traitement interne).
Marge de sécurité — % configurable par fournisseur. À 20%, on commande 20% plus tôt.

Alertes (flags)

• no_recent_data — aucune vente dans la fenêtre récente (A2 = 0)
• no_year_ago_data — aucune vente dans la même fenêtre il y a 1 an (A1 = 0)
• no_sales_data — aucune vente du tout sur la période analysée
• manual_override — vélocité manuelle configurée, le calcul automatique est ignoré

Le problème classique : un article est régulièrement en rupture de stock. L'historique des ventes montre peu de ventes — non pas parce que la demande est faible, mais parce que le produit n'était pas disponible. La vélocité calculée sans correction serait artificiellement basse, causant des commandes insuffisantes en perpétuant le problème.

Comment la correction fonctionne

Après la synchronisation principale, CommandeIQ télécharge les 90 derniers jours de mouvements de stock (ajustements, réceptions, comptages physiques) depuis Square. En remontant dans le temps à partir du stock actuel, il reconstruit le stock jour par jour et identifie les jours où le stock était à zéro.

jours_disponibles = jours dans la fenêtre où stock > 0
taux_disponibilité = jours_disponibles ÷ total_jours_fenêtre

Si ruptures détectées :
  A2_corrigé = (ventes_fenêtre ÷ jours_disponibles) × 7   [unités/semaine]
  vélocité_corrigée = max(A1, A2_corrigé)

La vélocité corrigée reflète mieux la vraie demande pendant les périodes où le produit était disponible, permettant des commandes plus précises.

Affichage dans Prévisions

Quand la correction est appliquée, la colonne vélocité affiche brut → corrigé (ex. 0.42 → 0.78) avec un survol montrant le détail (jours disponibles / jours totaux). L'icône de fiabilité (voir section suivante) indique la gravité du problème.

Statuts d'article

• Actif — stock > 0, article disponible
• Rupture — stock = 0, dernier BC < 90 jours
• Archivé — stock = 0, aucun BC depuis > 90 jours — article affiché en grisé avec label « Archivé »
• Données insuffisantes — jamais commandé dans CommandeIQ

Chaque article dans les Prévisions porte un indicateur de fiabilité basé sur son taux de disponibilité sur la fenêtre de calcul.

Quand utiliser une vélocité manuelle

• Article nouveau — aucun historique disponible
• Article régulièrement en rupture (🔶) dont la vraie demande est connue empiriquement
• Article saisonnier avec historique insuffisant pour la période actuelle
• Article dont les ventes Square ne reflètent pas la vraie demande (ex. ventes hors caisse)

Pour définir une vélocité manuelle, cliquez sur l'icône ✏️ ou le bouton Override dans la colonne vélocité des Prévisions.